Brug en reception til at få omtale i medierne
En festligt tilrettelagt reception er en god anledning til at invitere medierne, der som regel gerne stiller op og dækker begivenheden med omtale og billeder. Følg vores guide til, hvordan I afholder en vellykket reception.
1. Sæt det rigtige team
Sammensæt et midlertidigt team, der planlægger og afvikler receptionen. Med en dedikeret holdindsats er det nemmere at holde styr på det hele, og I er mere sikre på at komme i mål med en vellykket reception.
2. Sørg for at have et mål med jeres reception
Afklar helt fra begyndelsen, hvad målet er med receptionen – både officielt og uofficielt. Handler det om at præsentere jeres vigtige kunder for nye produkter? Eller er det vigtigere at få omtale i de lokale medier? Gør målet klart for hele teamet, så alle arbejder hen imod det samme.
3. Inviter de rette mennesker
I skal nøje overveje, hvem der skal inviteres. Stil jer selv disse spørgsmål:
- Hvem er jeres vigtigste A-gæster?
- Hvem er jeres sekundære B-gæster?
- Skal udvalgte politikere eller andre VIP'er inviteres?
- Skal medierne inviteres?
- Skal det være en åben reception, hvor alle kan komme?
4. Lav målrettede invitationer
Overvej, om I vil sende invitationer via mail eller klassiske trykte invitationer, og hvad der passer bedst til receptionens karakter. Målret invitationerne efter de forskellige gæstetyper – måske skal A-gæster, B-gæster og medierne have hver deres udgave. Husk at være tydelig omkring anledning, dato, tidspunkt, sted, rutevejledning, påklædning og svarfrist.
5. Annoncer din reception
Læg en plan for, hvordan I sikrer omtale i trykte medier og på sociale medier. Lav en medieliste med de medier, I gerne vil have omtale i – husk også fagblade og elektroniske fagmedier, der ofte gerne dækker den slags begivenheder både før og efter.
6. Læg et fast budget
Sørg for, at udgifterne ikke løber løbsk. Det skal kunne betale sig for jer at holde receptionen, så hold udgiften op imod det udbytte, I forventer – og overhold budgettet undervejs.
7. Find det rigtige sted til jeres reception
Hos Hotel Fårup får I 4-stjernede faciliteter med plads til både den mindre og den helt store reception, midt i naturen ved Blokhus. God logistik og gode adgangsforhold er ofte afgørende, hvis gæsterne kommer langvejs fra. Se vores lokaler, og find den ramme, der passer til jeres antal gæster.
8. Vælg det rigtige tidspunkt
Det er langtfra ligegyldigt, hvornår på dagen I placerer jeres reception. Afstem tidspunktet efter A-gæsterne og eventuelt medierne, så I er sikre på, at de vigtigste gæster kan deltage.
9. Vælg mad og drikke
Læg en nøje plan for stole, borde, opdækning, blomster, bordpynt, drikkevarer, musik og underholdning. En let buffet er ofte en god idé, da det giver gæsterne mulighed for at mingle og netværke – og gør det nemt at holde receptionen som et "åbent hus" over et længere tidsrum. Server gerne mad, der kan spises stående. Se vores forslag til festmenu, eller kontakt os for at sammensætte en menu, der passer til jeres reception.
10. Hyr jeres egen fotograf
Kontakt en professionel fotograf til at tage billeder af receptionen. Billederne kan I efterfølgende bruge på sociale medier, på jeres egen hjemmeside og til omtale i lokale medier, der gerne tager imod gratis fotos. Sørg for, at det er jeres virksomhed, der har rettighederne over billederne – dette aftales med fotografen.
