- Sæt det rigtige hold fra starten
Vælg en gruppe kolleger, der supplerer hinanden og dig med de kompetencer, I har brug for. I skal have mindst én med administrative talenter, der kan holde styr på tilmeldinger, framelding og tidsplan. I skal også have nogen med gode kommunikationsevner til invitationer, slides og opslag på sociale medier. Et godt planlægningshold er selve fundamentet under en succesfuld konference.
- Vælg lokation og rammer med omtanke
Lokationen sætter tonen for hele oplevelsen. Tænk over, om stedet er let at komme til, har gode parkeringsforhold, og om naturen er tæt på, så deltagerne kan trække vejret i pauserne.
Hos Hotel Fårup får I:
- 6 lyse og indbydende mødelokaler med 4-stjernede konferencefaciliteter
- Konferencerum på 53 m² med balkon og udsigt til skoven, samt mindre møderum på 10 m² med udsigt til parken
- Gratis wifi og gratis parkering til alle deltagere
- Green Key-certificering og det Økologiske Spisemærke i sølv
- Optagelse i Statens Møde- og Konferenceaftale (SKI), så offentlige institutioner kan indkøbe møder og konferencer hos os på favorable vilkår
Se alle vores lokaler og kapaciteter på siden Lokaler.
- Sørg for, at rammerne omkring konferencen er i orden
Brug jeres kontaktperson hos konferencestedet som sparringspartner. Fortæl om jeres forventninger til forplejning, lokaler og stemning, så personalet kan imødekomme dem. Besøg gerne stedet i forvejen, så I selv kan se og mærke rammerne.
- Prioriter indholdet højest
Lokation og lokaler er vigtige, men det er indholdet, deltagerne tager med hjem. Brainstorm bredt sammen med kollegerne, og sorter derefter, så programmet får variation mellem oplæg, diskussion, gruppearbejde og pauser i naturen. Overvej også, om et foredrag om Fårups historie eller en fælles teambuilding-aktivitet kunne styrke jeres program.
- Læg en realistisk tidsplan
Planlægning af en konference tager altid længere tid, end man tror. Sæt konservative tidsestimater, og bed om hjælp fra konferencestedets erfarne eventkoordinatorer, hvis I mangler ressourcer internt.
- Styr det praktiske til punkt og prikke
Mød op i god tid, og medbring en detaljeret tjekliste. Tjek teknik, forplejning til særlige behov (vegetarer, allergikere) og at deltagerne bliver guidet rigtigt fra ankomst. Det er de små detaljer, der afgør, om dagen føles gnidningsfri.
