Du hører sikkert ofte: “Vi når nok ikke igennem alt på dagsordenen, men lad os se, hvor langt vi når.” Man sidder ned time efter time og forsøger at fokusere på at løse en vanskelig opgave. Blot fem minutters luft til tankerne kan udrette mirakler for koncentrationsevne og motivation. Her giver vi dig nogle af grundene til, at du skal holde mødepauser:
1. PAUSER HOLDER OPMÆRKSOMHEDEN OPPE
Mange tror fejlagtig, at man når mere og er effektive, hvis man springer pauserne over og bare kører igennem programmet. Dette er en myte. Alle undersøgelser viser, at hjernen har brug for pauser, og at produktiviteten og effektiviteten stiger, hvis man holder pauser cirka en gang i timen. Vores hjerner holder op med at være opmærksomme, når den samme opgave gentages for længe. Hjernen er nemlig bygget til at sortere og respondere på forandringer, så derfor begynder opmærksomheden at ’slå fra’, når den registrerer for mange gentagelser. Behovet for pauser gør sig gældende, både når man arbejder ved sit skrivebord, og når man holder møder. Så sørg for at indlægge korte og længere pauser i programmet, når du planægger et møde, en konference eller et andet arrangement. Med en kort pause har dine deltagere mulighed for at lade op og reflektere over de informationer, de netop har fået. Det holder deltagernes energiniveau oppe og bevare fokus.
2. PAUSER ER ISÆR VIGTIGE VED HELDAGSMØDER
Alle der har deltaget i heldagsmøder eller lange arrangementer uden pauser ved, hvordan det føles. Først bliver man ukoncentreret, tankerne springer, så begynder man at blive søvnig, og til sidst beder man i desperation mødelederen om en pause. Ingen kan holde et højt energiniveau og give en masse relevant input uden pauser. Hvis man springer pauserne over og ender med at rykke rundt på dagsordenen for at nå det hele, vil det hurtigt gå ud over kvaliteten af jeres møde, og de resultater, I ønsker at skabe. Træthed og mangel på energi smitter blandt deltagerne, og er der først én der gaber eller begynder at forlade lokalet, vil det sprede sig som en steppebrand og påvirke jeres fælles fokus. Indlæg korte pauser hver time og sørg for også at indlægge længere pauser i dagens løb.
3. PAUSER GIVER MØDEDELTAGERE MULIGHED FOR AT LUFTE TANKER
Se på pauserne som en integreret del af dit møde – pauserne giver nemlig plads til at deltagerne reflekterer, fordøjer og snakker om det, de lige har hørt. Hvis du lytter efter, vil du måske endda høre meget mere dialog i selve pauserne end på selve mødet. Det skyldes, at nogle mennesker fortrækker at dele deres tanker i mere uformelle rammer som pauser, hvor de ikke er så meget i centrum, som hvis de taler på mødet. Du kan bruge pauserne aktivt ved at opfordre til dialog i pauserne og måske endda opfordre til at diskutere og reflektere over bestemte spørgsmål eller emner. Pausens uformelle rammer er ofte også der, hvor de mere innovative input og ideer vokser frem, så spørg ind til, hvad deltagerne har tænkt i pauserne, når I mødes igen. Du vil blive overrasket over, hvor mange nye tanker, du vil høre om. Husk både lidt længere pauser og de små 5-minutters bio-pauser, hvor mødedeltagerne kan gå på toilettet og besvare et telefonopkald.
4. PAUSER GIVER DIALOG OG REFELKSION
Der er en grund til, at fx psykologer lærer, at de ikke altid skal udfylde de pauser, der opstår under samtaler med deres klient, med spørgsmål og informationer. Når man undlader at sige noget i dialogers pauser, så giver det plads til gennembrud og nye veje i dialogen, som ellers ikke ville være opstået. I pauser uden dialog, stopper hjernen med at lytte, analysere og lagre information, så det i stedet er følelserne og fantasien, der får plads til at tage over og skabe nye forbindelse ud fra det, der lige er sagt og hørt. Derfor er pauser vigtige.
5. STILHED SOM EN DEL AF PAUSER
Når vi går til møder er vi fokuserede på at tale og lytte. Det kræver energi at tale og lytte i mange timer i træk, og de fleste af os har en tendens til at fortsætte talestrømmen – også i pauserne. Når det sker, risikerer du, at mødets fokus forbliver overfladisk, og at I ikke opnår de gennemtænkte og velreflekterede løsninger, som du havde håbet.
Du kan prøve at indlægge stilhedspauser i dine møder. Når vi er stille sammen, skaber vi en åbning til de følelser, vi har i kroppen, og især de mere introverte mennesker får nemmere ved at få adgang til, hvad de egentlig mener og tænker, om alt det, der er sket og de meninger, der er blevet sagt højt. Måske vil du opleve at stille pauser betyder, at den der først bryder tavsheden, faktisk er én af de mere introverte mødedeltagere, der ser stilheden som en vej til at komme på banen, fordi der er plads, og de ikke behøver kæmpe om ordet med alle de ekstroverte mødedeltagere.
Hvis du skal eksperimentere med stilhedspauser kan du prøve at følge disse regler:
- introducer to minutters stilhed som mellemrum fra et emne til et andet
- man må ikke tale eller skrive i stilhedspausen
- man må ikke lytte til podcast og musik eller tjekke telefon eller computer i stilhedspausen
- der bør være plads til afvigelser, så man fx bruger nogle af stilhedspauserne til at læse fx materiale til næste agendapunkt igennem
Vær opmærksom på, at nogle kan finde de stille mellemrum grænseoverskridende og alt for intime. Ord og samtale er nemlig med til at skabe en naturlig distance til andre mennesker. Når vi taler, mærker vi ikke i så høj grad, hvad vi føler i kroppen, som vi gør, når vi tier stille.
Hvis du eksperimenterer med stilhedspauser på dine møder, så hold øje med, om nogle af deltagerne virker utilpasse med det og juster reglerne og længden på pauserne efter det. Det er ikke meningen, at det skal være ubehageligt, men derimod rense tankerne og give en følelse af fred – lidt ligesom meditation.
Det er også vigtigt, at du ikke kaster dig ud i stilhedspauser, hvis du selv som mødeplanlægger eller facilitator, føler ubehag ved det. Du skal føle dig 100% komfortabel med at facilitere stilhedspauser, og du skal være trænet i det, for ellers risikerer du at ’smitte’ de øvrige mødedeltagere med dit eget ubehag, så det breder sig, og du risikerer at overse, hvad du skal gøre for at skabe den nødvendige tryghed i pauserne.
6. MØDEPAUSER GIVER STRUKTUR
Løbende, annoncerede og planlagte pauser i løbet af mødet skaber et naturligt flow på dagen og en god struktur på opbygningen af hele mødeagendaen, der både hjælper dig og mødets deltagere med at manøvrere i tidsplanen og overskue dagen. Spørg personalet på kursusstedet om at hjælpe med timingen og pauserne samt hør, hvor deres gode pauseområder findes.
7. PAUSER GIVER TID TIL LIDT TIL GANEN
Snacks, frugt, vand, juice, kaffe, the og kage – hvad der skal serveres i mødepauserne, er op til dig. Men overvej hvad der skal serveres og aftal det nøje med mødestedets personale. Hvis du ved, at mødedeltagerne hører til den lidt mere sundhedsbevidste del af befolkningen, så bliver de glade, hvis du sørger for at snack og drikkevarer hører til den sunde slags. Uanset hvad, så er snacks i pauserne med til at holde koncentrationsniveauet og kroppens energi oppe. Uden mad og drikke, dur mødehelten ikke.
8. PAUSER GIVER DIG SELV EN TIMEOUT
Udover alt det gode pauserne gør for dine mødedeltagere, så kan pauserne også være din redning, hvis du som mødeleder, har brug for at ændre i agendaen, tilpasse tidsplanen eller gennemtænke noget andet i forhold til mødets indhold. En lille pause, hvor du lige strækker benene, tager en tår vand og får ro til at tænke, kan være nok til, at du får overblikket tilbage og får lavet små ændringer, der måske betyder en masse for mødet.
9. PAUSER GIVER KROPPEN ENERGI
Når pausen begynder, så vær opmærksom på at opfordre alle til at gå udenfor og stække benene. Nogle mødedeltagere har måske svært ved selv at mærke behovet for at bevæge kroppen og ville – hvis de fik valget – blive siddende på deres plads i mødelokalet. Bed eksplicit alle om at rejse sig og måske gå en lille tur udenfor. Åbn vinduerne i mødelokalet i pausen, så I får skiftet luften.
10. BRUG MØDESTEDET TIL KREATIVE PAUSER
Hvis du planlægger dit næste møde på Hotel Fårup, så er vi klar til at hjælpe dig med at tænke pauserne ind i dit mødeprogram på en helt ny og kreativ måde. Vi har jo en hel forlystelsespark i baghaven, og forestil dig det energiboost det vil give dine mødedeltagere at tage en tur i Orkanen i en mødepause?
