1. DEN GODE FACILITATOR HAR ET LILLE EGO OG ET STORT OVERBLIK
Den gode facilitator kan lide at være ’på’ men er ikke afhængig af det. Hvis du vil være den fødte facilitator skal du være den, der let og smidigt leder mødedeltagerne igennem dagen, næsten uden at de bemærker overgangene. Find ud af om din styrke er de små humoristiske bemærkninger mellem hvert agendapunkt, eller om det mere er dig, der diskret, effektivt og professionelt leder slagets gang og sætter scenen for andre oplægsholdere. Det handler om at finde din stil og at finde den god balance mellem, hvor meget du taler, og hvor meget du tier. Du skal sige lige præcist nok til at holde mødet kørende og energien oppe. Hvis du er lidt genert og har svært ved at være ’på’, så lav et lille manuskript, så du har noget at støtte dig til.
2. MÅLET DEFINERER DIN FACILITERING
For at facilitere effektivt, skal du have et klart mål for, hvad I skal opnå på det møde eller det arrangement, du står for. Uden mål arbejder du lidt i blinde. Handler det om at opbygge et nyt samarbejde om et nyt koncept? Har du samlet en række interessenter, der sammen skal træffe en vigtig beslutning? Er der tale om den stiftende generalforsamling til en ny forening for kvindelige erhvervsledere? Du skal kende målet med mødet, for at kunne arbejdet effektivt hen imod det med din facilitering.
3. VÆR TYDELIG
De fleste mennesker har brug for at blive mindet om, hvad de er i gang med, og hvad der skal ske bagefter. Vær tydelig i din facilitering og italesæt fra starten målet med vendinger som: ”Vi er her i dag for at diskutere det nye forslag til ….” Vær også tydelig, når I skifter til et nyt emne eller agendapunkt. Du kan bruge vendinger som: ”Nu har vi diskuteret det nye forslag fra mange vinkler, og vi har fået to ændringsforslag, der bliver en del af gruppearbejdet i eftermiddag. Nu går vi derfor videre til…” På den måde sikrer du, at alle i lokalet kan følge med og føler sig trygt ført igennem dagsordenen. Vær sikker på, at der er helt klarhed, hvor mødet munder ud i klare aktiviteter eller actions points, der skal følges op på efterfølgende. Slut mødet med at opsummere, hvad konklusionerne blev, og hvem der har ejerskabet over at føre dem ud i livet. Brug pauser til at få overblikket og justere programmet.
3. INVOLVERER ALLE
En del af en facilitators rolle er at involvere alle så godt som muligt. Husk, at det ikke nødvendigvis er de mest talende deltagere, der har de skarpeste pointer. Så bed også de mere stille mødedeltagere om at sige deres mening. Hvis der er tale om et møde med idéudvikling, kan du involvere alle i processen. Du kan dele mødedeltagerne op i mindre grupper og bede dem brainstorme og skrive alle ideer op på sedler og hænge dem på væggen. Dernæst kan grupperne præsentere deres ideer for hinanden, og ideerne kan sorteres og bruges efterfølgende. På den måde bliver alle involveret, og den fysiske aktivitet vil sikre, at deltagerne får energi og bruger deres kreativitet.
4. BRUG VISUELLE VIRKEMIDLER TIL AT FACILITERE ET EFFEKTIVT MØDE
Når dine kollegaer taler, kan du opsummere for at bekræfte, at du har forstået, hvad de sagde. Det er også en god måde at opsummere og klargøre deres tanker for alle i lokalet. Udover blot at gentage hovedpunkterne kan I notere dem ned på en tavle eller på sedler på væggen. Denne metode holder alle fokuseret på emnerne, og I kan nemt gå tilbage til samtalepunkterne, når I kigger på tavlen. Desuden er det let af tage et foto af tavlen til senere mødereferat.
5. BRUG DIN KREATIVITET
Facilitering af et møde behøver slet ikke handle om at præsentere en lang dagsorden og en masse kedelige slides. Prøv at tænke ud af boksen og eksperimenter med forskellige mødeformer for at sparke til deltagernes kreativitet:
- Opdel mødedeltagerne i mindre grupper, der arbejder med hver deres emner, som de præsenterer for plenum efterfølgende
- Lav mindre break out rooms med forskellige emner, som deltagerne kan gå ind og ud af, så de får mange diskussioner og indtryk med
- Arranger en ask-me-anything session, hvor deltagerne kan spørge ind til emner til et panel af ‘eksperter’
- Brug post its til at fastholde ideer og beslutninger undervejs – udnævn en mødedeltager til at sortere og styre de mange sedler
- Find en væg, som I bruger til ’parkeringsplads’ for emner og spørgsmål, der opstår hos deltagerne undervejs i mødet. Brug fem minutter efter hver pause til at svare på spørgsmålene, som deltagerne har sat op.
6. SÆT REGLERNE FRA STARTEN
Hvis der er tale om et møde, hvor du på forhånd ved, at der vil komme mange spørgsmål fra deltagerne, og at stemningen vil blive præget af uenigheder, så er det afgørende, at du har planlagt, hvordan du vil styre spørgsmål og svar. Det er samtidig vigtigt, at du fra mødets start fortæller om reglerne for at stille spørgsmål. Du kan:
- Gå rundt i lokalet med en mikrofon til spørgerne - ala et vælgermøde
- Bede folk markere med håndsrækning, når de har spørgsmål
- Notere rækkefølgen på spørgere, hvis der er mange hænder i luften
- Lave regler for hvor mange opfølgende spørgsmål, hver spørger må stille
- Lave regler for om man kan ønske, hvem der skal svare på ens spørgsmål
- Placere et antal farvede sedler ved hver mødedeltager, svarende til det antal spørgsmål, de har lov til at stille
