MØDETS FORMÅL
Stil skarpt på, hvorfor I holder mødet. Hvad er målet, og hvad skal I gå derfra med? Du kan stille dig selv disse tre spørgsmål for at nærme dig svaret:
- Hvad skal resultatet af møde være?
- Hvordan vil I på mødet opnå resultatet?
- Hvordan ved I, at I har opnået resultatet?
MØDETS INTERESSENTER
Hvem er involveret i mødet, og hvem er deltagerne? Afhængigt af mødets indhold, type, karakter og størrelse kan antallet af interessenter være stort eller begrænset. Det er vigtigt, at du overvejer, hvem du skal involvere før, under og efter mødet. Og hvem skal hjælpe dig med afviklingen? Hvis du skal holde et møde med mange interessenter, er det afgørende for et godt samarbejde og resultat, at alle kender deres rolle i det store puslespil, så opgaver ikke falder mellem to stole.
Her er en liste over de interessenter, der kan være i spil til møder - og deres rolle:
MØDEEJER
Den, der er den egentlige ’ejer’ af mødet, som du måske planlægger mødet for. Det kan fx være din leder, kollega eller en kunde. Mødeejeren er din vigtigste interessent, fordi det er ham/hende, der bestemmer, hvad der skal ske, så du skal sikre, at mødeejeren hele tiden er orienteret om dine planer for mødet og bliver inddraget i beslutningerne.
MØDEPLANLÆGGER
Den, der planlægger mødet for sig selv eller mødeejeren, og som har ansvaret for hele processen. Hvis det er dig, der er mødeplanlægger, står du for al planlægning før, under og efter mødet. Du har en vigtig rolle i at hjælpe mødeejeren med at formulere formålet for målet, fordi det jo er hele fundamentet for dit videre arbejde.
MØDEDELTAGERE
Dem, der bliver inviteret til at deltage i mødet. Mødedeltagerne er vigtige for mødeejeren, fordi det er dem, der skal påvirkes eller måske deltage i en beslutningsproces.
MØDEBUREAAU
Professionelt bureau, som du som mødeplanlægger kan hyre ind til at hjælpe med at planlægge og afvikle mødet.
MØDELEVERANDØRER
Kursuscentre, teambuilding-instruktører, hoteller, foredragsholdere og mødesteder, der leverer færdige pakker af møder eller arrangementer.
