11 GODE RÅD TIL EN VELLYKKET RECEPTION 

Sidst opdateret d. 16. februar 2023

På Hotel Fårup holder vi hvert år receptioner for både private og virksomheder, der ønsker at markere en begivenhed. Som virksomhed kan en reception være det helt rigtige, festlige valg for at markere:

• en ny, vigtig ansættelse
• et nyt koncept
• en stor organisationsændring
• en ny bestyrelse
• et nyt samarbejde
• nyt domicil
• virksomhedens jubilæum
• et nyt produkt

Med en reception kan man både fejre en begivenhed og skabe opmærksomhed omkring virksomheden og jeres brand.

BRUG EN RECEPTION TIL AT FÅ OMTALE I MEDIERNE 

En festligt tilrettelagt reception er en god anledning til at invitere medierne, der som regel gerne stiller op og dækker begivenheden med omtale og billeder. Følg vores guide til, hvordan du afholder en vellykket reception.

SÆT DET RIGTIGE TEAM 

Sammensæt et midlertidigt team, der planlægger og afvikler receptionen. Med en dedikeret holdindsats er det nemmere at holde styr på det hele, og I er mere sikre på at komme i mål med en vellykket reception.

SØRG FOR AT HAVE ET MÅL MED JERES RECEPTION

Afklar helt fra begyndelsen, hvad målet er med receptionen - både officielt og uofficielt. Handler det om at præsentere jeres vigtige kunder for nye produkter? Eller er det vigtigere at få omtale i de lokale medier? Gør målet klart i jeres team, så alle er med på det overordnede mål og arbejder hen imod det.

INVITER DE RETTE MENNESKER

I skal nøje overveje, hvem der skal inviteres. Her er nogle spørgsmål, I med fordel kan stille jer selv: 

• Hvem er jeres vigtigste A-gæster?
• Hvem er jeres sekundære B-gæster?
• Skal udvalgte politikere eller andre VIP’s inviteres?
• Skal medierne inviteres?
• Skal det være en åben reception, hvor alle kan komme?

LAV MÅLRETTEDE INVITATIONER 

Overvej om I vil sende invitationer ud via mail eller klassiske trykte invitationer. Hvad passer bedst til receptionens karakter? Målret også jeres invitationer efter de forskellige gæster. Måske skal der særlige invitationer til A-gæster, B-gæster og medierne. Husk at være tydelig omkring den konkrete anledning, dato, tidspunktet, sted, rutevejledning, påklædning og S.U.

ANNONCER DIN RECEPTION 

Læg en plan for, hvordan I vil sikre omtale af receptionen i trykte medier og på sociale medier. At annoncere din reception er en effektiv måde sikre omtale, så der kommer flere gæster, og så I får maksimal omtale af virksomheden. Lav en medieliste med alle de medier, I er interesserede i at få omtale i. Husk, at der findes en række fagblade og elektroniske fagmedier og portaler, der måske gerne vil omtale jeres reception både før og efter.

LÆG ET FAST BUDGET

På at udgifterne ikke løber løbsk. Det skal kunne betale sig for jer at holde receptionen, så hold udgiften op i mod det udbytte, I får ved at holde den. Sørg derfor for at lave et fast budget og overhold det.

FIND DET RIGTIGE STED TIL JERES RECEPTION

Research på nettet og find et helt rette sted til den reception, I ønsker at holde. Måske er det særligt vigtigt med logistik og adgangsforhold, hvis gæsterne kommer langvejs fra. Kommer der udenlandske gæster, er det måske vigtigt at væge en lokation tæt på en lufthavn. Der findes et væld af professionelle udbydere og hoteller, hvor du ikke skal tænke på alt det praktiske med lokaler, borde, stole, mad og oprydning.

VÆLG DET RIGTIGE TIDSPUNKT

Det er slet ikke ligegyldigt, hvornår på dagen, I vælger at placere jeres reception. Afstem tidspunktet efter A-gæsterne og eventuelt også medierne. Vælg et tidspunkt, hvor I ved, at især A-gæster kan komme, og hvor medierne har tid.

VÆLG MAD OG DRIKKE

Læg en nøje plan for stole, borde, opdækning, blomster, bordpynt, drikkevarer, afrydning, musik, underholdning og efterfølgende afrydning/rengøring. Det er tit en god idé med en let buffet, da det giver gæsterne mulighed for at mingle, netværke og tale sammen på kryds og tværs. Desuden kan buffeten løbende fyldes op, hvis I har planlagt receptionen som et ’åbent hus,’ hvor gæsterne kan komme i et længere tidsrum. Det er derudover en god ide at servere let mad, der kan spises stående, så gæsterne kan bevæge sig rundt.

HYR JERES EGEN FOTOGRAF

Du kan med stor fordel kontakte en professionel fotograf til at tage billeder til receptionen. Billederne kan I efterfølgende bruge på de sociale medier, på jeres egen hjemmeside og til omtalen i de lokale medier, der hellere end gerne tager imod gratis fotos. Sørg for at det er jeres virksomhed, der har rettighederne over billederne. Dette aftales med fotografen.