LAV MÅLRETTEDE INVITATIONER
Overvej om I vil sende invitationer ud via mail eller klassiske trykte invitationer. Hvad passer bedst til receptionens karakter? Målret også jeres invitationer efter de forskellige gæster. Måske skal der særlige invitationer til A-gæster, B-gæster og medierne. Husk at være tydelig omkring den konkrete anledning, dato, tidspunktet, sted, rutevejledning, påklædning og S.U.
ANNONCER DIN RECEPTION
Læg en plan for, hvordan I vil sikre omtale af receptionen i trykte medier og på sociale medier. At annoncere din reception er en effektiv måde sikre omtale, så der kommer flere gæster, og så I får maksimal omtale af virksomheden. Lav en medieliste med alle de medier, I er interesserede i at få omtale i. Husk, at der findes en række fagblade og elektroniske fagmedier og portaler, der måske gerne vil omtale jeres reception både før og efter.
LÆG ET FAST BUDGET
På at udgifterne ikke løber løbsk. Det skal kunne betale sig for jer at holde receptionen, så hold udgiften op i mod det udbytte, I får ved at holde den. Sørg derfor for at lave et fast budget og overhold det.
FIND DET RIGTIGE STED TIL JERES RECEPTION
Research på nettet og find et helt rette sted til den reception, I ønsker at holde. Måske er det særligt vigtigt med logistik og adgangsforhold, hvis gæsterne kommer langvejs fra. Kommer der udenlandske gæster, er det måske vigtigt at væge en lokation tæt på en lufthavn. Der findes et væld af professionelle udbydere og hoteller, hvor du ikke skal tænke på alt det praktiske med lokaler, borde, stole, mad og oprydning.
VÆLG DET RIGTIGE TIDSPUNKT
Det er slet ikke ligegyldigt, hvornår på dagen, I vælger at placere jeres reception. Afstem tidspunktet efter A-gæsterne og eventuelt også medierne. Vælg et tidspunkt, hvor I ved, at især A-gæster kan komme, og hvor medierne har tid.
VÆLG MAD OG DRIKKE
Læg en nøje plan for stole, borde, opdækning, blomster, bordpynt, drikkevarer, afrydning, musik, underholdning og efterfølgende afrydning/rengøring. Det er tit en god idé med en let buffet, da det giver gæsterne mulighed for at mingle, netværke og tale sammen på kryds og tværs. Desuden kan buffeten løbende fyldes op, hvis I har planlagt receptionen som et ’åbent hus,’ hvor gæsterne kan komme i et længere tidsrum. Det er derudover en god ide at servere let mad, der kan spises stående, så gæsterne kan bevæge sig rundt.
HYR JERES EGEN FOTOGRAF
Du kan med stor fordel kontakte en professionel fotograf til at tage billeder til receptionen. Billederne kan I efterfølgende bruge på de sociale medier, på jeres egen hjemmeside og til omtalen i de lokale medier, der hellere end gerne tager imod gratis fotos. Sørg for at det er jeres virksomhed, der har rettighederne over billederne. Dette aftales med fotografen.
