1. ZOOM IND PÅ MÅL OG INDHOLD
Start med at stille skarpt på, hvad formålet med mødet eller arrangementet er, og hvilken værdi, du og deltagerne skal forlade mødet med, når de går ud ad døren. Når du på den måde nærmest starter bagfra, kan du arbejde dig baglæns og nærme dig planen for indhold, tidsplan og struktur.
2. FORSTÅ MØDETS DELTAGERE
Når du kender formålet med mødet og den værdi, du ønsker at skabe, kan du begynde at se nærmere på deltagerne. Hvem er de? Hvilken situation er de/I i? Er der konflikter mellem nogle af deltagerne? Når du har kortlagt dette, er du langt bedre rustet til at opbygge mødets agenda og indhold. Nu kan du beslutte, hvordan og i hvilken rækkefølge, du introducerer emner, hvordan du fanger deltagernes opmærksomhed og fastholder den – fx ved hjælp af visuelle værktøjer, film, PowerPoints, lyd, events, oplæg eller andet. Skal det være rigtigt professionelt, søger du for, at der er en linje og et tema i det hele fra invitation til program, pauser og lokation. Brug din fantasi og kombiner det du ved om målgruppen med mulighederne i rammerne. Er der fx lagt op til store beslutninger, så indlæg en walk-and-talk i naturen som en del af programmet.
3. VÆLG ET STED, DET PASSER TIL FORM OG INDHOLD
Overvej hvad der virkelig betyder noget for afviklingen af dit møde eller arrangement. Kommer deltagerne kørende fra alle steder i Danmark? Kommer de fra udlandet? Hvilket betydning har dette for valg af beliggenhed og logistik? De fleste mennesker, der deltager i mange møder er enige om, at rammerne er meget vigtige og afgørende for, hvordan mødet forløber. Måske er det vigtigt med god plads, og måske vil det give ekstra værdi med mulighed for udendørsaktiviteter? Overvej også, hvad stedets atmosfære betyder. Vil det passe bedst med historiske rammer, eller er det mere vigtigt med lys, plads og moderne faciliteter? Har I brug for overnatning, og skal alle deltagere kunne huses under samme tag?
4. MØD PERSONALET OG SPØRG DIN MAVE
Skal du holde dit møde eller arrangement et andet sted end din arbejdsplads, så brug lidt tid på research og få måske en rundvisning, så du kan fornemme stedet, personalet og stemningen. Forsøg at sætte dig ind i stedets formalitetsniveau ved at tale med personalet og undersøg hvilke typer arrangementer, stedet er vant til at håndtere. Du skal kunne mærke den rette kombination af professionalisme og imødekommenhed i maven, så du og deltagerne på dit arrangement kan slappe af, føle jer godt tilpas og koncentrere jer om indholdet.
5. PLANLÆG SMART
Vælg en struktureret tilgang, når du skal holde styr på alle de løse ender, praktiske opgaver, deadlines og tal, der er en del af at planlægge især et større møde eller arrangement. Lav fx en projektplan i Excel, hvor du kan finde smarte skabeloner, der kan hjælpe dig. Eller du kan søge på nettet efter en gratis projektplan. En projektplan hjælper dig med at skabe overblik. Plot opgaverne ind og husk at sætte en deadline på og måske også en kolonne, hvor du markerer opgaverne som ’done’. Med smart planlægning undgår du at overse noget, især når du har travlt. Hvornår skal du sende invitationerne sendes ud? Hvornår tilmeldingsfristen? Hvor mange har tilmeldt sig frokost? Hvor mange borde og stole skal opstilles? Etc.
6. BRUG ONLINE TILMELDING
Send invitationerne via kalendersystemet i Outlook eller anvend en anden online tilmeldingsform, hvor deltagerne med et klik kan fortælle dig, at de er tilmeldt eller melder fra. Det vil spare dig for manuelt arbejde og meget tid med at rykke for svar, administrere tilmeldinger, betalinger og afbud osv. – i sær hvis der er tale om større arrangementer.
7. SAMMENSÆT ET STRAMT PROGRAM
Man kan let blive træt og ukoncentreret, hvis et møde indeholder alt for mange indlæg og informationer. Træthed kan gå ud over mødets kvalitet og outcome og også påvirke den oplevelse, deltagerne forlader mødet med. Desuden risikerer du, at deltagerne glemmer budskaber og pointer, hvis de bombarderes med det ene oplæg efter det andet. Et godt tip til dig er at huske på mottoet ’lidt men godt’ og begrænse antallet af indlægsholdere til to eller tre i løbet af dagen. Sørg for at printe PowerPoint præsentationerne fra foredragsholderne, kopiere dem til deltagerne, så de har mulighed for at skrive deres egne noter herpå. Det er mange mødedeltagere glade for.
8. GØR MØDET INTERAKTIVT
Gør gerne konferencen så interaktiv og digital, som du kan. De fleste mødedeltagere sidder med deres lab top foran sig til møder. Det kan du udnytte positivt til både at give deltagerne mere værdi ved mødet og dig selv nyttig viden. Du kan fx planlægge at sende korte evalueringsskemaer via fx MS Forms, hvor du spørger dem om deres mening om forskellige ting i løbet af dagen: ”Hvordan vil du vurdere værdien af det indlæg, du lige har hørt på en skala fra 1-10” osv. På den måde føler deltagerne sig inddraget, og du får feedback. Du kan også bruge digitale værktøjer til at styre håndsoprækning, stemmeoptælling og spørgsmål fra ’salen’. Ikke alle har det godt med at række hånden op i en stor forsamling. For at de også bliver hørt, kan du benytte digitale, anonyme afstemninger og vise resultaterne på storskærm. Det er også en god ide at give mulighed for at spørge anonymt og digitalt under oplæg eller foredrag.
9. VARIER INDHOLDET
Det giver deltagerne en god oplevelse og holder interessen og motivationen i top, hvis du indlægger variationer i mødeprogrammet. Undgå for megen envejskommunikation og skab i stedet interaktion med deltagerne med gruppearbejde, break-out-sessions og andre varierende opgaver. Et varieret indhold er med til at skabe engagement og dynamik hos dine mødedeltagere.
10. GØR PROGRAMMET TRANSPARENT
Når man skal deltage i et langt møde med et stramt program og mange indlæg, er det vigtigt, at man som deltager ved, hvad der skal ske hvornår. Derfor bør program, agenda og tidsplan være helt transparent og fx printes og lægges på bordene, så deltagerne kan orientere sig. Især for de meget strukturerede deltagere er dette en stor hjælp. Ud fra programmet skal det fremgå, hvilke punkter, I skal igennem, hvem der holder oplæg om hvad, og hvornår der er pauser i løbet af dagen. Ordstyreren har en vigtig rolle og bør have fokus på tidsstyring og på at inddrage deltagerne og sikre, at de er med på, hvad der skal ske. Ordstyreren har som regel opgaven med at byde velkommen og afslutte mødet på en engageret og god måde.
