FØLG OP PÅ DIN KONFERENCE - OG UDNYT VÆRDIEN ENDNU MERE

Sidst opdateret d. 16. februar 2023

Når konferencen er slut, og du igen kan trække vejret, så føler du sikkert en stor lettelse. Især hvis det hele gik godt, og hvis planlægning og afvikling af konferencen kørte efter en snor, og I kom godt i mål. Du bør dog også lægge en indsats i at følge op på konferencen. På den måde minder du deltagerne om den gode oplevelse, og hvad I sammen opnåede. Her er Hotel Fårups gode tips til dig, der gerne vil give din konference en solid og god opfølgning:

• SLUT DAGEN PÅ TOPPEN

Konferencens afslutning er ofte det, man husker i timerne efter og har betydning for deltagernes helhedsindtryk. Hold energiniveauet højt helt til sidste minut og brug de afsluttende ord til at lade op til den videre opfølgning. Opsummer konferencens hovedemner og giv gerne et lille resume af dagens inputs og højdepunkter. Fortæl også deltagerne hvad der nu vil ske: ”Når I kommer hjem vil I modtage ….” Husk at anerkend deltagernes indsats og tak dem for det store arbejde og den forskel deres deltagelse på konferencen har gjort.

• SLUT MED EN OPLEVELSE

Afhængig af konferencens karakter, fokus og emne kan du også afslutte med en gimmick eller en oplevelse. Måske skal I have taget et fælles foto til pressen. Måske skal I slutte med en videohilsen fra en for jer vigtigt person, der siger farvel og tak. Eller der skal sluttes med en fællessang eller en kort musikoptræden, der sender folk godt ud ad døren og med et smil på læben.

• PLANLÆG FØR, UNDER OG EFTER KONFERENCEN 

Allerede i planlægningsfasen bør du tænke ’efter’ ind i det samlede billede. Tænk på selve konferencen som et forløb og planlæg det i detaljer, hvis deltagerne skal modtage materialer før, under og efter. På den måde bliver konferencen til en helhedsoplevelse, der står stærkt i deltagernes bevidsthed længe efter. Og samtidig får du en oplagt mulighed for at understrege fokus og pointer, selv når deltagerne er taget hjem. Måske kan du optage små videoklips, som du sender til deltagerne efter konferencen. Alle elsker ’ferieminder’ og alle vil gerne se sig selv i en spændende kontekst. Du kan opfordre deltagerne til at dele videoer og billeder på sociale medier – så opnår du mere end dobbelt effekt.

• FØLG PROFESSIONELT OP PÅ KONFERENCEN 

Du kan følge op på konferencen på et utal af måder:

• Send konferencens emner, diskussioner og konklusioner elektronisk til alle deltagerne
• Del kontaktinformationer på deltagerne, arrangør og oplægsholdere, så deltagerne har mulighed for at udbygge deres netværk, holde kontakte og dele spørgsmål og viden
• Bruge konferencen som et afsæt for nye samarbejdsrelationer og nedsæt en arbejdsgruppe eller andet
• Send spørgeskemaundersøgelse, hvor du spørger til deltagernes oplevelser på konferencen. På den måde får du selv nyttig information, som du kan bruge næste gang, du skal arrangere en konference, og samtidig giver det deltagerne mulighed for refleksion
• Send fotos og videoklip og bed deltagerne dele på sociale medier
• Del selv videoer og fotos på sociale medier og fremhæv de resultater, I opnåede og den gode stemning
• Lav PR-arbejde, så konferencen bliver omtalt i lokale medier, før under og efter.

BRUG FOR SPARRING?

Har du brug for sparring til, hvordan du bedst planlægger, afholder og følger op på din næste konference, så kontakt det dygtige hold på Hotel Fårup. Vi har års erfaring med at skabe de perfekte rammer for møder, events og konferencer. Vi har gode rammer i selve hotellet, og uden for døren har vi en forlystelsespark, der kan gøre din konference helt unik – hvis du udnytter mulighederne. Hotel Fårup tilbyder professionel sparring og trygge rammer, der sikrer, at dit arrangement kommer sikkert i mål.

Har du selv styr på din næste konference? Eller skal du have en hånd? Vi står klar til at hjælpe dig. Kontakt os og få en snak om mulighederne på telefon 9673 9212 eller mail bc@faarup.dk